کنفرانس های مطبوعاتی

                                     

 

کنفرانس های مطبوعاتی، اعضای رسانه ها و عموم مردم و یک یا دو تن از مقامات دولتی را در یک جلسۀ پرسش و پاسخ، معمولا ً در محلی به انتخاب مقامات دولت، گرد هم می آورد. کنفرانس های مطبوعاتی، از طریق جراید، فرصتی برای شهروندان پدید می آورد تا بتوانند مقامات دولت را مورد سئوال قرار دهند و مقامات دولتی هم فرصتی برای رساندن پیام خود به مردم از طریق مطبوعات می یابند.

وقتی کنفرانس های مطبوعاتی به طور منظم برگزار می شوند، موجب تخلیۀ تنش ها

 می گردند. به این معنی که با گذشت زمان خبرنگاران تحت فشار هایی که به برخی سئوالاتشان پاسخ گفته نشده، قرار می گیرند، و با برگزار شدن یک کنفرانس مطبوعاتی، این تنش ها برطرف می گردد.

قبل از کنفرانس مطبوعاتی

اولین گام در ترتیب دادن یک کنفرانس مطبوعاتی، اطمینان از موجود بودن اخبار است. این موضوع برای رییس کشور مشکل ساز نیست. اما برای رییس یک ادارۀ کوچک دولتی، جلب مطبوعات کار دشواری است. برای خبرنگاران، صرف وقت در موقعیتی که رویدادی را در پی ندارد، خوشایند نیست، آن هم هنگامی که اخبار دیگر برای جلب نظر و توجه آن ها سرو دست می شکنند.

 موارد زیر، از اقدامات لازم  در برپایی یک کنفرانس مطبوعاتی می باشند:

مشخص کردن موضوع  مطرح در کنفرانس و نیز اخباری که باید در میان گذاشته شود.

تصمیم گیری در مورد ضرورت واقعی برپایی یک کنفرانس مطبوعاتی، و یا امکان پوشش دادن به رویداد از طریق  اطلاعیۀ رسمی و چند مکالمۀ تلفنی با خبرنگاران.

تصمیم گیری درمورد سخنرانی مقام دولتی در آغاز جلسه.

روی کاغذ آوردن نکات مهمی که مقام دولتی در سخنان افتتاحیۀ خود باید اظهار نماید. درست مانند کاری که در مصاحبه ها می شود، کافیست فقط به سه نکته اشاره شود. بیشتر از سه نکته،  اضافه است تعیین سئوالات احتمالی و جواب مناسب هر یک.  

 این سئوال و جواب ها باید فراتر از موضوع کنفرانس مطبوعاتی پیش بینی شود، زیرا خبرنگاران احتمال دارد درمورد سایر مسائل هم سئوالاتی مطرح نمایند. بعضی از دفاتر مطبوعاتی فهرستی از موضوعات را در کامپیوترهایشان  دارند و مرتب جواب های مناسب آن را به روز می کنند، و به این ترتیب هربار نباید همه چیز را از نو نوشته و تنظیم نمایند.

قبل از روز اصلی کنفرانس، می توان برای مقاماتی که در جواب به سئوالات احتمالی دچار دستپاچگی می شوند، یک کنفرانس مطبوعاتی آزمایشی ترتیب داد. پرسنل دفتر مطبوعاتی می توانند به جای خبرنگاران ایفای نقش کرده و سئوالاتی از مقام دولتی بکنند. این کار به مقام دولتی و پرسنل مطبوعاتی اجازه می دهد به کمبود ها و نارسایی های  پاسخ های خود پی ببرند.

تاریخ برگزاری کنفرانس مطبوعاتی را با دقت انتخاب کنید. روز آن را با رویداد های مربوط به زمان بندی طولانی مدت سایر ادارات دولتی کنترل کنید تا مطمئن شوید با رویداد دولتی دیگری تداخل نداشته باشد.

ساعت برگزاری کنفرانس مطبوعاتی را انتخاب کنید. صبح هنگام یا در ساعات اولیۀ بعد از ظهر وقت مناسبی برای ضرب الاجل برنامه های خبری است.

محلی را انتخاب کنید که دسترسی به آن آسان بوده و نیاز های فنی تجهیزات رسانه ها را تأمین نماید. محل برگزاری کنفرانس مطبوعاتی باید جذاب و مناسب با موضوع آن نیز باشد. برای مثال، اگر موضوع کنفرانس، کشاورزی است می توان زمینۀ آن را یک مزرعه انتخاب کرد. اگر درمورد تحصیلات می باشد، می توان آن را در کتابخانۀ یک مدرسه برپا داشت.

موارد استفاده از وسایل کمکی بصری رااز قبل مشخص نمایید. آیامی توان جدول بزرگی در دسترس مقام دولتی قرارداد تا با اشاره به آن به توضیحات خود بپردازد؟  این وسیله باید نزدیک مقام دولتی قرار داشته باشد تا دوربین های رسانه ها بتوانند آن را در کادر خودشان بگیرند. از نمودار ها یا جدوال کمکی باید کپی هایی تهیه و در پوشه ای که به مطبوعات داده می شود، قرار گیرد تا خبرنگارن در هنگام تنظیم اخبار خود از آن در روزنامه یا ضبط برنامه استفاده کنند.

تصمیم گیری دربارۀ این که چه کسی مقام دولتی را معرفی و اعلام برنامه می کند، و چه کسی مأمور اعلام  پایان کنفرانس است، در صورتی که به این افراد نیازی وجود داشته باشد

به خبرنگاران اطلاع دهید. علاوه بر افرادی که معمولا ً به فعالیت های مقام دولتی پوشش خبری می دهند، شاید مایل باشید بر حسب موضوع مورد بحث، فهرست خبرنگاران را توسعه دهید. مثلا ً اگر محیط زیست موضوع کنفرانس باشد، ممکن است مایل باشید خبرنگاران متخصص این موضوع را هم مطلع کنید.

یک یا دو روز قبل از برگزاری کنفرانس، با خبر نگاران تماس تلفنی بگیرید و رویداد را به آنان یادآوری کنید. کوشش کنید بفهمید چه کسانی در این رویداد شرکت می کنند و چه کسانی شرکت نمی کنند. شاید نیاز داشته باشید محلی بزرگتر یا کوچکتر تهیه کنید.

برگزاری کنفرانس مطبوعاتی را در تقویم اخبار تلگرافی اعلام کنید.

نمایندگان جراید و رسانه های خارج از شهر را که علاقمند به موضوع هستند اما قادر به شرکت در کنفرانس نیستند، توسط فکس یا  پست الکترونیکی در جریان قرار دهید.

زمان کافی برای نوشتن، تنظیم، چاپ، سرهم کردن و حمل و نقل نوشتجات و مطالب مخصوص رسانه ها و جراید، مانند اطلاعیه های رسمی، بیانیه ها، شرح حال، و تصاویر در نظر بگیرید.

در مورد لزوم  دعوت از تنها تعدادی خاص از خبرنگاران تصمیم بگیرید

تجهیزات فنی خبرنگاران را تأمین کنید. مانند سکو های نورپردازی، برق اضطراری، امکانات ترجمه، جعبه های سمعی چند منظوره دارای یک ورودی و چند خروجی جهت دستگاه های ضبط. اطمینان حاصل کنید که همۀ دستگاه ها سالم بوده و کار می کنند.

یکی از اعضای پرسنل را مأمور تدارکات کنفرانس نمایید. در روز برگزاری کنفراانس، او باید از قبل در محل حضور داشته و برای رویارویی با هر نوع مشکل تدارکاتی، مانند سرو صدای خارج و نامناسب بودن هوا، در صورتی که رویداد در هوای باز برگزار شود، آماده باشد.

 برگزار شدن کنفرانس مطبوعاتی در خارج از مرکز

تصمیم گیری درمورد نیاز به اتاق انتظار یا سوئیت پذیرایی برای مقام دولتی

برخورداری از فضای مناسب برای نیاز های فنی خبرنگاران.

در اختیار داشتن اسامی، شماره های تلفن، و تلفن دستی افراد مهم در محل، مانند رییس امنیتی، سرپرست نگهداری از ساختمان، و پرسنل روابط عمومی.

هر چند شما در محلی دیگر حکم مهمان را دارید، برنامه ریزی برای همۀ ابعاد رویداد در خارج از مرکز همان قدر اهمیت دارد که در محل معمول خودتان. در غیر این صورت احتمال دارد همه چیز طبق برنامه پیش نرود. برای مثال، یکی از مقامات دولتی بعد از طی چند ساعت سفر در مراسم افتتاح یک بیمارستان شرکت نمود. او و مشاور

 مطبوعاتی اش می دانستند که بعد از مراسم افتتاح به سئوالات خبرنگاران پاسخ خواهد داد، اما تهیۀ جای مناسب برای این کار را پشت گوش انداختند. به همین علت، این مقام دولتی با حضور 15 خبرنگار در یکی از راهرو های بیمارستان تشکیل کنفرانس مطبوعاتی داد، ارکستر مدرسه به قدری بلند آهنگ های خود را اجرا می کرد که خبرنگاران صدای مقام دولتی را نمی شنیدند، و جا به قدری تنگ بود که دوربین گردانان تلویزیون قادر به گرفتن تصاویر مناسب نبودند.

سخنگوی مطبوعاتی دست کم یک هفته قبل از این رویداد باید از مقامات بیمارستان درخواست مکانی برای ترتیب دادن کنفرانس مطبوعاتی می کرد، و به رسانه ها زمان و مکان آن را اطلاع می داد، و دستیاری که با او سفر می کرد باید حتی یک ساعت هم شده برای کنترل همه چیز زودتر به آن اتاق سر می زد. در عوض،  تحت این شرایط ، خبرنگاران سرخورده بودند و مقام دولتی فرصت یک مصاحبۀ خبری را از دست داد.

در طول کنفر انس خبری.

دفتری برای ثبت اسامی افرادی که در رویداد شرکت کرده اند داشته باشید تا بدانید چه کسانی حضور یافته اند.

در آغاز کنفرانس مطبوعاتی خبرنگاران را از مدت زمانی که در اختیار دارند مطلع کنید، و آماده باشید در پایان وقت، طرح سئوالات را متوقف نمایید.

کنفرانس مطبوعاتی و بیانات مقام دولتی را کوتاه برگزار کنید. نمایندگان جراید بیشتر پذیرای فردی هستند که کوتاه صحبت می کند  و به سئوالات، پاسخ  می دهد، تا فردی که  نیم ساعت سخنرانی کند.

زمانی برای مطرح کردن سئوالات در نظر بگیرید.

بیانات مقام دولتی را ضبط کنید تا متعاقب تهیۀ نسخۀ کتبی از آن، در آرشیو نگهداری شود.

جواب سئوالاتی که بدون پاسخ مانده را تهیه کنید. اگر از مقام دولتی سئوالی شد که او قادر به پاسخگویی به آن نبود، او باید این موضوع را اذعان داشته و متعهد شود که بعدا ً به خبرنگار جواب خواهد داد و در همان روز و با درنظر گرفتن مهلت داده شده اطلاعات مربوطه را تأمین نماید.

در پایان کنفرانس مطبوعاتی.

نسخۀ کتبی کنفرانس مطبوعاتی را هر چه زودتر درتارنمای خود منتشر کرده و آن را در دسترس همگان قرار دهید.

برای رسانه هایی که به موضوع علاقمند بوده اما موفق به شرکت در رویداد نشده اند همۀ مطالب خواندنی و نسخۀ کتبی بیانات و کنفرانس را ارسال کنید.

تا مهلت تعیین شده، به درخواست ها و یا سئوالات بی جواب رسیدگی و در تأمین آن بکوشید.

هر گام و مرحله از عملیات را با دید انتقادی مورد بازبینی قرار داده و یادداشت هایی برای

رویداد های بعدی  تهیه کنید.